RODO

RODO – Ogólne rozporządzenie o ochronie danych

Z dniem 25 maja na terenie całej Unii Europejskiej wchodzi w życie tzw. RODO, czyli ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

 

Klienci Biura Rachunkowego przekazują do Biura Rachunkowego dane osobowe w różnej postaci – w przypadku obsługi kadrowo-płacowej są to dane osobowe pracowników (etatowych oraz na umowach cywilnoprawnych), natomiast w przypadku obsługi księgowej mogą to być różnego rodzaju dokumenty zawierające dane osobowe (np. umowy, rachunki do umów cywilnoprawnych, rozliczenia i zeznania podatkowe).

 

Klienci Biura Rachunkowego są dysponentami danych osobowych, które przekazują.  Wyznaczają oni cele i sposoby ich przetwarzania, które w szczególności wynikają z:

  • Ustawy Kodeks Pracy z dnia 1974-06-26, z późniejszymi zmianami
  • Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 1991-07-26, z późniejszymi zmianami
  • Ustawy o rachunkowości z dnia 1994-09-29, z późniejszymi zmianami
  • Ustawy o podatku od towarów i usług [podatku VAT] z dnia 2004-03-11, z późniejszymi zmianami
  • Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika z dnia 1996-05-28, z późniejszymi zmianami
  • Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z dnia 1998-10-13, z późniejszymi zmianami
  • Ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych z dnia 1997 08 27, z późniejszymi zmianami
  • Ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych z dnia 2004-08-27, z późniejszymi zmianami

Rozporządzenie obliguje Administratorów Danych przekazujących dane osobowe innym podmiotom, do zawierania z nimi pisemnych umów powierzenia danych osobowych, które stanowią podstawę ich przetwarzania.

 

Taka sytuacja ma również miejsce w relacjach biznesowych między Biurem Rachunkowym, a naszymi Klientami, w ramach realizowanych umów obsługi księgowej oraz umów obsługi kadrowo-płacowej.

 

Administrator Danych ma obowiązek przetwarzać dane osobowe zgodnie z przepisami określonymi w RODO i móc to wykazać. Aby spełnić ten obowiązek, tak jak wspomnieliśmy powyżej, m.in. powinien mieć zawartą pisemną umowę z podmiotem któremu powierzył przetwarzanie danych osobowych.

 

Zawarcie umów powierzenia przetwarzania leży przede wszystkim w interesie Administratora Danych, gdyż może on przekazywać dane tylko podmiotom prawidłowo do tego upoważnionym.

 

Aby pomóc w realizacji tego obowiązku przygotowaliśmy dla naszych Klientów Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych, związaną z realizacją świadczonych przez Biuro Rachunkowe usług.

 

Wspomnieć należy również, że nowa polska Ustawa o ochronie danych osobowych, która ma spełniać wymogi RODO nie przeszła jeszcze pełnego procesu legislacyjnego (obecnie pracuje nad nią Senat). Jeżeli do 25 maja Ustawa nie zostanie przyjęta, to unijne rozporządzenie rozpocznie obowiązywać bezpośrednio we wszystkich krajach UE. Oznacza to, że brak polskiej Ustawy nie powoduje braku konieczności wywiązania się obowiązków wskazanych w RODO.

 

Po wejściu w życie nowego polskiego prawa zakres obowiązków każdej ze stron umowy może ulec zmianie – zarówno rozszerzeniu jak i zawężeniu. W związku z tym może być konieczna jej zmiana lub uzupełnienie.
Nie znając terminu wejścia w życie oraz ostatecznej formy krajowych przepisów, zasadne jest zawarcie umowy, która spełni przynajmniej wymogi prawa unijnego.